Axence nVision – Inwentaryzacja i środki trwałe

Prowadzenie inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania jest bardzo ważnym elementem jaki musi być zapewniony przez administratora. Wiedza na temat tego co mamy we firmie i gdzie to się znajduje jest naszym obowiązkiem. Z takiego obowiązku pomoże nam się wywiązać Axence nVision z modułem Inventory. Chodź już jego podstawowa wersja udostępnia pewną cześć tych funkcjonalności to sprowadzają się one jednak tylko i wyłącznie do pozyskiwania informacji. Jak w każdej firmie sprzęt i oprogramowanie przechodzi różny rozchód. Gdy coś się zepsuje wysyłamy do serwisu. Oprogramowanie aktualizujemy, a do drukarek zamawiamy materiały eksploatacyjne. Oprócz stanu urządzenia nierzadko chcemy też wiedzieć jakie koszty generują.

Moduł Inventory potrafi właśnie pomóc w tych kwestiach. Zakup licencji wzbogaca go o obsługę środków trwałych. Dzięki niemu możemy prowadzić ewidencję wszystkich zasobów IT, oznaczać ich status, archiwizować, a przede wszystkim drukować etykiety i oznaczać. Przy tego typu narzędziach zachowanie porządku staje się prostsze i zabiera mniej czasu. Tradycyjny Excel przestanie być potrzebny. Zanim zaczniesz obsługiwać to narzędzie krótko Cię do niego wprowadzę. Ale nie martw się moduł Inventory, zresztą jak cały Axence nVision, nie jest skomplikowanym kombajnem. Posiada to co jest istotne w jak największym uproszczeniu.

Inwentaryzacja i środki trwałe

Pierwszą podstawową kwestią jest wiedza na temat tego co mamy i jak to jest wyposażone. Konkretnie chodzi o nasze stanowiska, serwery, switche, routery itd. O tym jak wejść i przeglądać takie informacje wspominałem w poprzednich rozdziałach. Tutaj skupię dokładnie na tym co widzimy i jak to interpretować.

Agent Axence skanuje i zbiera dane na bieżąco. Przy każdej zmianie sprzętu czy oprogramowania wykrywa i zapisuje o tym informacje. Do serwera wysyłane są jednak cyklicznie. Czas ten uzależniony jest od naszych preferencji, które możemy zmienić w opcjach programu. Pamiętajmy jednak, że taka operacja nie może być wykonywana zbyt często. Doprowadzimy w ten sposób do przeciążenia łącza oraz serwera. Szczególnie w środowisku gdzie liczba agentów jest znacznie większa porównując do mniejszych konfiguracji. Zebrane dane przez agenta są prezentowane w oknie informacji o urządzeniu w zakładce Zasoby.

Informacje o urządzeniu
Informacje o urządzeniu

To co widzi agent to w praktyce wiedza jaką posiada sam system operacyjny Windows. Programy tego typu, które specjalizują się w diagnostyce komputera, prawdopodobnie zbiorą ta samo. Axence dodatkowo zapisuje je w bazie danych i robi to na kilku stanowiskach jednocześnie. Pozwala też analizować i generować raporty. Możemy na przykład zobaczyć listę dysków jakie używamy we firmie.

Lista środków trwałych
Lista środków trwałych

Bardziej szczegółowy widoki to po prostu rozszerzenie tego pierwszego, gdzie widok jest wzbogacony o dodatkowe informacje. Znajdziemy tutaj na przykład wersję BIOSu czy kompilację systemu. Nie musimy w ten sposób podchodzić do stanowiska.

Szczegółowe informacje o stanowisku
Szczegółowe informacje o stanowisku

Czy my z tymi informacji możemy zrobić coś oprócz przeglądania? Jak już wcześniej wspomniałem informacje o sprzęcie i oprogramowaniu są zapisywane w bazie. Oprócz tego przerabianie są na tak zwane Środki trwałe. Każdą pamięć RAM, dysk, procesor, klucz licencji jest rejestrowany jako środek trwały, który ma swoją wartość. Ich listę zobaczymy klikając na zakładkę Środki trwałe.

Okno środków trwałych dla danego stanowiska
Okno środków trwałych dla danego stanowiska

W środkach trwałych widzimy praktycznie to samo co w informacjach o sprzęcie z tą różnicą, że są to rzeczy edytowalne. Zaznaczony powyżej środek to komputer, który jest zarejestrowany w systemie pod nazwą Axence. Mamy zapisane wszystkie wyciągnięte informacje o nim. Możemy również dodawać wszelkiego rodzaju załączniki. Na przykład z dokumentacją. Co najważniejsze, informacje możemy edytować klikając na przycisk Edytuj.

Edytowanie środka trwałego
Edytowanie środka trwałego

Każdy środek ma standardowe pola. Reszta są charakterystyczne dla danego typu. Axence potrafi odróżniać co jest oprogramowaniem, komputerem, urządzeniem peryferyjnym itd. Do każdego możemy wygenerować lub wpisać ręcznie numer inwentarzowy. Po tym numerze możemy wyszukiwać środek trwały na liście. Najlepszą rzeczą są jednak kody kreskowe lub QBar. Przystosowane są one do drukowania na drukarce do etykiet. Taki kod przyklejamy na przykład do komputera, a następnie możemy przeskanować smartfonem za pomocą dedykowanej aplikacji. Poskutkuje to zapisem daty w sekcji Ostatnie mobilne skanowanie.

W oprogramowaniu możemy przypisywać klucze licencji. Oznaczać status np. Wysyłając sprzęt do serwisu lub przechowując go w magazynie. Istotnym polem jest wartość. Podstawa do monitorowania kosztów. Istnieje możliwość dodawania własnych pól. Na przykład w sytuacji kiedy wpisujemy unikalne informacje inwentarzowe.

Audyty

To nic innego jak zestawienie na temat dostępnych i używanych licencji na oprogramowanie. Axence nVision umożliwia przeprowadzenie audytów oprogramowania jednym kliknięciem. Wystarczy przejść do zakładki Główne, a następnie Audyt oprogramowania.

Przycisk audytu oprogramowania
Przycisk audytu oprogramowania

Okno przedstawia informacje na temat zainstalowanych aplikacji. Używane licencje czy brakujące licencje. Zapisuje historię i archiwizowane audyty.

Audyt inwentaryzacji oprogramowania
Audyt inwentaryzacji oprogramowania

Audyt może być filtrowany według oddziałów. Przydatne gdy rozliczamy je osobno. Możemy przeglądać historie instalacji oprogramowania.

Historia instalacji oprogramowania
Historia instalacji oprogramowania

Audyty Axence to z naszego punktu widzenia wirtualny kontroler, który przeprowadza za nas zestawienia. Dzięki temu możemy przypilnować, gdzie i ile licencji jest używanych. Dopierając w ten sposób ich optymalną ilość.